Hausverwaltung wechseln – Ablauf, Fristen, Checkliste
Läuft die Zusammenarbeit mit der aktuellen Hausverwaltung nicht mehr rund, ist ein Wechsel oft die beste Lösung. Damit der Übergang reibungslos gelingt, sollten Eigentümer und Eigentümergemeinschaften Fristen, Ablauf und die nötigen Unterlagen kennen. Wir zeigen Schritt für Schritt, worauf es ankommt.
Hausverwaltung wechseln: Übergabe von Unterlagen, Verträgen und Schlüsseln zwischen alter und neuer Verwaltung
Wann ein Wechsel sinnvoll ist.
Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt gleich einen Wechsel – doch es gibt klare Anzeichen, bei denen sich eine neue Hausverwaltung lohnt:
- Schlechte Erreichbarkeit: Anfragen bleiben tage- oder wochenlang unbeantwortet.
- Intransparente Abrechnungen: Kostenpositionen sind unklar oder werden nicht nachvollziehbar erläutert.
- Schleppende Bearbeitung: Schäden, Reparaturen oder Beschlüsse werden nur verzögert umgesetzt.
- Veraltete Prozesse: Keine digitalen Eigentümerportale, keine transparente Dokumentation.
- Steigende Kosten ohne erkennbaren Mehrwert: Die Verwaltungsgebühr steigt, die Leistung bleibt gleich oder verschlechtert sich.
Kündigungsfristen im Blick.
Bei der WEG-Verwaltung sind Bestellung und Verwaltervertrag rechtlich getrennt (§ 26 WEG): Die ordentliche Kündigung des Vertrags ist zum Ende der Bestellzeit möglich, meist mit einer im Vertrag festgelegten Frist von drei bis sechs Monaten. Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund – etwa bei grober Pflichtverletzung oder Vertrauensverlust – ist dagegen jederzeit möglich, muss aber gut begründet und in der Regel durch Beschluss der Eigentümerversammlung getragen werden.
Bei der Mietverwaltung richten sich die Kündigungsfristen nach dem individuellen Verwaltervertrag – häufig gilt eine Frist von drei Monaten zum Quartals- oder Jahresende. Ein Blick in den bestehenden Vertrag schafft hier schnell Klarheit.
Der Ablauf Schritt für Schritt.
Ein Verwalterwechsel läuft in der Regel in folgenden Schritten ab:
- Bestandsaufnahme: Unzufriedenheit konkret festhalten und Alternativangebote einholen.
- Beschluss bzw. Kündigung: Bei der WEG-Verwaltung entscheidet die Eigentümerversammlung per Beschluss, bei der Mietverwaltung erfolgt die Kündigung direkt gegenüber dem bisherigen Verwalter.
- Neue Verwaltung beauftragen: Vertrag mit der neuen Hausverwaltung abschließen, idealerweise mit Überschneidung zur Kfindigungsfrist.
- Übergabetermin vereinbaren: Fixen Zeitpunkt für die vollständige Übergabe zwischen alter und neuer Verwaltung festlegen.
- Unterlagen und Konten übergeben lassen: Vollständigkeit der Übergabe prüfen, bevor die neue Verwaltung offiziell startet.
Diese Unterlagen müssen übergeben werden.
Damit keine Verwaltungslücke entsteht, muss die bisherige Verwaltung folgende Unterlagen vollständig übergeben:
- Protokolle aller Eigentümerversammlungen und die Beschluss-Sammlung
- Kontoauszüge und Bestände der Hausgeld- und Rücklagenkonten
- Verträge mit Dienstleistern und Versicherungen
- Schlüssel, Zugangsdaten und technische Objektunterlagen
- Teilungserklärung, Baupläne und weitere Grundlagendokumente
So begleitet Westora den Wechsel.
Westora übernimmt die Kommunikation mit der bisherigen Verwaltung, prüft die Übergabeunterlagen auf Vollständigkeit und sorgt für einen nahtlosen Übergang – ohne Verwaltungslücke für Eigentümer und Mieter.
Sie planen einen Verwalterwechsel? Kontaktieren Sie Westora für ein unverbindliches Angebot.
Fazit
Westora Immobilien begleitet Eigentümer und Eigentümergemeinschaften an sechs Standorten in NRW bei einem reibungslosen Verwalterwechsel.
