Nebenkostenabrechnung verstehen: Die häufigsten Fehler
Nach Einschätzung des Deutschen Mieterbunds ist etwa jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft – meist zum Nachteil der Mieter:innen. Für Eigentümer:innen kann das teuer werden: Schon ein einziger Formfehler oder eine verpasste Frist kann dazu führen, dass berechtigte Nachforderungen komplett verloren gehen. Wir zeigen, welche Fehler am häufigsten vorkommen und wie sie sich vermeiden lassen.
Nahaufnahme einer Abrechnung mit Taschenrechner oder Person am Schreibtisch mit Belegordnern
Die Frist im Blick behalten.
Der häufigste und zugleich folgenschwerste Fehler: Die Nebenkostenabrechnung muss den Mieter:innen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1.1. bis 31.12. eines Jahres bedeutet das: Zustellung spätestens am 31. Dezember des Folgejahres. Wird diese Ausschlussfrist versäumt, verliert die Vermieterseite jeden Anspruch auf Nachzahlung – ein bestehendes Guthaben der Mieter:innen muss dagegen trotzdem ausgezahlt werden, denn die Frist gilt ausschließlich zu deren Gunsten.
Nicht umlagefähige Kosten.
Immer wieder landen Positionen in der Abrechnung, die gar nicht umlagefähig sind: Reparaturen, Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung, sondern müssen von den Eigentümer:innen selbst getragen werden. Nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung abschließend aufgezählten Kostenarten – etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung oder Hausmeister – dürfen umgelegt werden.
Der richtige Umlageschlüssel.
Ein weiterer klassischer Fehler: Kosten werden nach einem falschen Maßstab verteilt, etwa nach Wohneinheiten statt nach Wohnfläche, ohne dass der Mietvertrag das vorsieht. Ohne abweichende vertragliche Regelung gilt gesetzlich grundsätzlich die Verteilung nach Wohnfläche. Wird der Umlageschlüssel eigenmächtig geändert, wird die Abrechnung angreifbar.
Unklare Positionen.
Laut einer Auswertung des Datenanalyse-Unternehmens Mineko ist die mit Abstand häufigste Fehlerart die unkonkrete Positionsbezeichnung: Aus dem Titel einer Kostenposition geht nicht eindeutig hervor, welche Betriebskostenart gemeint ist oder ob sie überhaupt umlagefähig ist. Auch das Vermischen mehrerer „sonstiger Betriebskosten“ in einer Sammelposition ohne Einzelausweis zählt dazu.
Die neue CO2-Kostenaufteilung.
Seit dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) muss die CO2-Abgabe auf Heizkosten zwischen Vermieter- und Mieterseite aufgeteilt werden – der genaue Anteil richtet sich nach dem energetischen Zustand des Gebäudes und ist in einer zehnstufigen Tabelle geregelt. Ein häufiger Fehler ist, die CO2-Abgabe weiterhin vollständig auf die Mieter:innen umzulegen, statt sie korrekt gesondert auszuweisen.
Einordnung
Die meisten Fehler entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus mangelnder Routine: Wer nur einmal im Jahr abrechnet, verliert leicht den Überblick über aktuelle Fristen, umlagefähige Kostenarten und neue gesetzliche Vorgaben wie die CO2-Kostenaufteilung. Eine professionelle, laufend geschulte Verwaltung reduziert dieses Risiko erheblich und schützt Eigentümer:innen vor dem Verlust berechtigter Nachforderungen.
Fazit
Quelle: Deutscher Mieterbund; § 556 Abs. 3 BGB; § 2 BetrKV; CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG)
